Quản lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi nó giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hàng, theo dõi hiệu quả kinh doanh và có kế hoạch phát triển phù hợp. Bài viết dưới đây của Cầu Trục Thới An sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thêm nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tổng quan về hàng tồn kho
Hàng tồn kho hay còn gọi là hàng lưu kho, đây là các sản phẩm, nguyên vật liệu được công ty, doanh nghiệp lưu giữ trong nhà kho.
Hiện nay hàng tồn kho được phân thành 4 loại như sau:
- Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu được giữ lại để sản xuất trong tương lai hoặc bán đi, nguyên liệu được gửi đi để gia công tái chế hoặc được mua khi đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: Đây là các sản phẩm chỉ mới hoàn thiện một hoặc một số công đoạn trong quá trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng), được đưa vào kho hoặc chuyển giao để tiếp tục quá trình chế biến thành sản phẩm cuối cùng trong kho hoặc để bán ra thị trường.
- Thành phẩm: Đây là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất, đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng.
- Nguồn vật tư: Là các nguồn vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm, tuy nhiên, chúng không phải là thành phần trực tiếp tạo nên sản phẩm, ví dụ như bao bì, nhiên liệu, thùng carton…
Mục đích của quản lý hàng tồn kho
Quản lý tồn kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng, có hai mục đích chính: đảm bảo hàng tồn kho luôn có sẵn theo yêu cầu ở mọi thời điểm và giảm chi phí, đầu tư cho hàng tồn kho.
- Đảm bảo hàng tồn kho luôn có sẵn: Hàng tồn kho dù thiếu hay thừa thì đều gây ra sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Khi thiếu hụt hàng tồn kho, dây chuyền sản xuất có thể bị gián đoạn, sản xuất giảm sút hoặc ngưng sản xuất. Từ đó mà quá trình kinh doanh bị ảnh hưởng, doanh thu và lợi nhuận tụt giảm. Bên cạnh đó, nếu dư thừa hàng tồn kho quá nhiều sẽ khiến sản xuất và phân phối luồng hàng hóa bị ảnh hưởng.
- Giảm thiểu chi phí và đầu tư: Khi hàng tồn kho chưa được sử dụng thì khoản tiền nằm ở hàng tồn kho chính là khoản tiền bị chặn, nên nếu quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ hạn chế tối đa được tình trạng này mà còn có thể sử dụng khoản tiền này để đầu tư vào những thứ khác để kiếm lời. Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp giảm các chi phí thực hiện liên quan tới hàng tồn kho và đồng thời làphương pháp quản lý hàng tồn khom tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Top 9 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Dưới đây là 9 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất đang được các doanh nghiệp áp dụng.
Đặt mức tồn kho
Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm sẽ giúp cho việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng. Mức tồn kho là lượng sản phẩm tối thiểu cần được duy trì trong kho tại mọi thời điểm. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới mức quy định trước, đó là thời điểm cần nhập thêm hàng hóa.
Để thiết lập mức tồn kho ban đầu, bạn cần tiến hành phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc thiết lập mức tồn kho này sẽ tự động hóa quy trình đặt hàng, không chỉ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng mà còn cho phép nhân viên của bạn tự thực hiện quyết định thay vì bạn.
Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu
Lưu ý rằng mức tồn kho tối thiểu có thể biến đổi theo thời gian. Hãy thực hiện kiểm tra và xem xét định kỳ trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với mỗi giai đoạn.
Nhập trước xuất trước (FIFO)
Điều này có nghĩa là hàng nhập trước (hàng tồn kho cũ nhất) phải được bán trước, chứ không phải bán hàng hóa mới nhập về. Tuy nhiên điều này rất quan trọng đối với các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm.
FIFO là một phương pháp tốt đối với cả sản phẩm không dễ hỏng. Nếu sản phẩm cũ luôn ở phía sau, có thể dẫn đến tình trạng hao mòn nhanh chóng. Hơn nữa, thiết kế bao bì và các đặc tính thường thay đổi theo thời gian. Chắc chắn bạn không muốn kinh doanh sản phẩm lỗi thời hay cũ kỹ, đúng không? Để thực hiện hệ thống FIFO hiệu quả, quản lý nhà kho cần được tổ chức. Điều này đồng nghĩa với việc thêm sản phẩm mới từ phía sau và đảm bảo rằng sản phẩm cũ được đẩy lên phía trước.
Quản lý quan hệ với Nhà cung cấp
Trong quá trình hoạt động cửa hàng, việc hoàn trả một sản phẩm bán chậm để tạo chỗ cho sản phẩm mới, nhập nhanh hàng bán chạy, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ là cần thiết. Trong những tình huống như vậy, quan trọng nhất là duy trì mối quan hệ với các đối tác cung cấp của bạn. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường có thể thương lượng. Nếu không đủ kho lưu trữ cho lượng hàng tồn kho lớn, đừng ngần ngại yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn.
Kiểm kê thường xuyên
Kiểm tra định kỳ là một hoạt động rất quan trọng. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ cần sử dụng phần mềm và báo cáo từ hệ thống kho của mình để xác định số lượng sản phẩm hiện có. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các thông tin kế toán và thực tế đều khớp nhau.
Dự báo chính xác
Dự báo đúng nhu cầu là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Điều này rất phức tạp vì có nhiều yếu tố liên quan và không thể chắc chắn được những điều gì sẽ xảy ra. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi đưa ra dự báo về doanh số trong tương lai:
- Xu hướng thị trường
- Số lượng sản phẩm đã bán trong cùng một tuần năm trước
- Tốc độ tăng trưởng năm hiện tại
- Đảm bảo doanh số từ các hợp đồng và đơn đặt hàng
- Tính thời tiết và tình hình kinh tế
- Chương trình khuyến mãi sắp tới
- Ngân sách quảng cáo đã được lên kế hoạch
Phương pháp Dropshipping
Dropshipping là một phương thức bán lẻ trong đó cửa hàng không cần giữ hàng tồn kho trong kho của mình. Thay vào đó, khi có đơn đặt hàng cho một sản phẩm cụ thể, cửa hàng sẽ mua sản phẩm đó từ một bên thứ ba và yêu cầu vận chuyển trực tiếp đến khách hàng mà không phải thông qua việc lưu trữ sản phẩm trong kho của mình.
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giảm chi phí, duy trì lợi nhuận cho doanh nghiệp, phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai. Với một hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để đạt được lợi nhuận và duy trì sự tồn tại.
Đưa ra kế hoạch dự phòng
Mặc dù có nhiều phương pháp quản lý tồn kho, nhưng có thể xuất hiện các vấn đề liên quan đến quản lý tồn kho. Do đó, việc xác định và thực hiện các kế hoạch dự phòng hợp lý là quan trọng để tránh tình trạng quá tồn kho hoặc thiếu hụt hàng quá mức.
Ví dụ, khi doanh số bán của một sản phẩm tăng đột ngột và doanh nghiệp bán ra kho hàng vượt quá mức, trong những tình huống như vậy, doanh nghiệp cần thiết lập các kế hoạch dự phòng chi tiết như kế hoạch nhập hàng, phân phối luồng hàng và thiết lập chính sách ưu đãi để khuyến khích doanh số bán của các sản phẩm khác.
Ứng dụng công nghệ thông tin
Trong thời kỳ phát triển công nghệ, các doanh nghiệp nên tích hợp công nghệ thông tin vào quá trình quản lý tồn kho nhằm giảm chi phí nhân sự và thời gian kiểm hàng. Ví dụ, có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện các nhiệm vụ như kiểm hàng, xuất nhập vật liệu/hàng hóa, cũng như áp dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, cảnh báo về mức tồn kho tối đa, tối thiểu…
Ưu điểm của phương pháp này là khả năng quản lý tồn kho một cách rõ ràng và chính xác mà không cần phải đến trực tiếp tận kho để xác định. Từ đó, có thể nhanh chóng xác định số lượng đặt hàng, giảm tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đánh giá mức độ quay vòng của hàng hóa để tối ưu hóa chi phí và ưu tiên các sản phẩm mang lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.
Dưới đây là thông tin quan trọng về lưu trữ hàng tồn kho và cách thức quản lý chúng. Cầu Trục Thới An hy vọng rằng thông tin này sẽ mang lại thông tin giá trị cho bạn. Hãy nhớ rằng quản lý kho là một khía cạnh quan trọng của quá trình sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên, áp dụng đúng các phương pháp quản lý có thể giúp mọi công việc trở nên thuận lợi hơn và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Cầu Trục Thới An chuyên cung cấp palang – cầu trục để phục vụ hoạt động nâng hạ các mặt hàng công nghiệp nặng giúp cho quá trình được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực. Liên hệ ngay hotline để được tư vấn nhé!
