Các công ty, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình quản lý kho bởi nếu không có quy trình cụ thể, hàng hoá sẽ không được lưu trữ chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng và gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần có quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ để hàng hoá được xuất nhập tốt nhất.
Quản lý kho là gì? Quản lý kho theo ISO là gì?
Quản lý kho là việc quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày của 1 kho hàng trong vận hành doanh nghiệp, như là nhập hàng, nhập kho, xuất hàng, vận chuyển, kiểm kê và báo cáo nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh, vận hành và quản lý của doanh nghiệp.
ISO (International Organization for Standardization) là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ra đời với mục đích đưa ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và sản xuất cho 161 quốc gia trong đó có Việt Nam. Có rất nhiều tiêu chuẩn ISO được đưa ra và sức ảnh hưởng của chúng rất lớn như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001…
Quản lý kho theo ISO là việc áp dụng quy trình quản lý kho dựa vào các tiêu chuẩn ISO để giúp cho quá trình lưu trữ và di chuyển hàng hoá được thuận lợi và đạt hiệu quả cao trong các điều kiện khác nhau. Từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và được nhiều khách hàng hài lòng hơn. Quản lý kho theo ISO đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng và đạt năng suất hiệu quả.
Quy trình quản lý kho hiệu quả mang lại lợi ích gì?
- Giúp các hoạt động vận hành trong kho diễn ra trơn tru, xuyên suốt. Khi thực hiện quy trình quản lý kho, các bộ phận chỉ cần hiểu rõ và tuân thủ thực hiện mà quy trình đã đề ra.
- Giúp doanh nghiệp bám sát được tình hình nhập kho, xuất kho, số lượng tồn trong kho, chất lượng hàng hoá bằng những con số chi tiết nhất. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược phù hợp để phát triển.
- Giúp chủ doanh nghiệp yên tâm thực hiện các công việc khác nếu quy trình quản lý kho nghiêm ngặt, nhân viên thực hiện nghiêm túc.
- Rút ngắn thời gian quy trình sản xuất, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ thúc đẩy tác phong làm việc nhanh nhẹn và chuyên nghiệp, từ quá trình tìm kiếm tới xuất sản phẩm.
Quy trình quản lý kho theo ISO khoa học, chuyên nghiệp
Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý kho chuẩn, theo ISO để gia tăng chất lượng quản lý kho, tránh thất thoát hàng hoá và tối ưu hoạt động kinh doanh. Một quy trình quản lý kho chuẩn thường có các bước như sau:
Bước 1: Nhập hàng vào kho
- Tiếp nhận hàng hóa chuyển giao từ nhà cung cấp hoặc khu vực sản xuất
- Kiểm tra hàng hoá (số lượng, chất lượng) theo hoá đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho
- Ghi nhận thông tin về hàng hoá và cập nhật vào hệ thống quản lý
Bước 2: Sắp xếp hàng và lưu kho
- Xác định vị trí lưu trữ phù hợp với từng loại hàng hoá
- Sắp xếp và phân loại hàng hoá vào các vị trí lưu trữ
- Bảo đảm rằng việc lưu trữ hàng hóa được thực hiện một cách an toàn và thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm sau này.
Bước 3: Lên đơn hàng và chuẩn bị hàng
Hiện nay có 2 cách lấy hàng đó là lấy hàng theo đơn và lấy theo cụm.
- Lấy hàng theo đơn: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để lấy các sản phẩm có trong đơn hàng. Tuy nhiên, cách làm này phù hợp với các cửa hàng kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng ngày.
- Lấy theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ gộp nhiều đơn hàng lại với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng cần lấy kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ lấy hàng theo số lượng đó và sau khi lấy xong mới chia ra các đơn hàng. Cách làm này phù hợp với các cửa hàng có nhiều đơn hàng, nó giúp bạn có thể thực hiện được nhiều đơn hàng cùng lúc.
>>Xem thêm: Thiết Bị Nâng Hạ Là Gì? Các Thiết Bị Nâng Hạ Thường Dùng
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
- Tiếp nhận thông tin đơn hàng cần xuất
- Đóng gói sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng
- Lấy hàng từ kho và vận chuyển tới khách hàng
- Ghi nhận thông tin về xuất kho và quá trình vận chuyển trong hệ thống quản lý kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Một số trường hợp khách hàng không nhận hàng hoặc xảy ra sự cố khi vận chuyển sẽ được hoàn về kho.
- Tiếp nhận thông tin hàng hoàn
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng hàng hoá khi hoàn trả
- Lưu trữ hàng hoàn vào trị trí phù hợp trong kho
- Cập nhật thông tin về hoàn hàng trong hệ thống quản lý kho
Bước 6: Kiểm hàng
- Thực hiện kiểm kê theo định kỳ hoặc yêu cầu
- So sánh số lượng và thông tin hàng hoá với số liệu trong hệ thống quản lý kho
- Đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu tồn kho và phát hiện những sai sót, hàng hỏng, thiết hụt
Bước 7: Thống kê và báo cáo
- Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho, hoàn hàng và kiểm kê
- Báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng nhập xuất, hiệu suất và xu hướng của kho
- Báo cáo cho các bộ phận liên quan như quản lý, nhân viên kinh doanh và các bộ phận khác trong công ty để hỗ trợ quyết định kinh doanh
Quy trình quản lý kho chuẩn sẽ giúp các doanh nghiệp vận hành hàng hoá hiệu quả, từ đó gia tăng năng suất và tạo ra lợi nhuận. Ngoài ra, một quy trình quản lý kho hiệu quả còn giúp đảm bảo tính chính xác trong các khâu quản lý sổ sách, số liệu. Vì thế, việc xây dựng quy trình quản lý kho trong mỗi doanh nghiệp là điều cần thiết, giúp tối ưu chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả lao động.
Cầu Trục Thới An chuyên cung cấp palang – cầu trục để phục vụ hoạt động nâng hạ các mặt hàng công nghiệp nặng giúp cho quá trình được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực. Liên hệ ngay hotline để được tư vấn nhé!
